Persondatapolitik

Opdateret 1. januar 2024

Hvordan passer vi på dine data? Hvilke rettigheder har du?
Her kan du læse om den politik Epic Sound ApS har om den data, vi har om dig.

Politikken gælder for alle de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, som led i kundeforhold eller som bruger af, det vi tilbyder, herunder hvis du besøger vores hjemmeside.

I denne persondatapolitik fortæller Epic Sound ApS om:

Hvilke oplysninger vi indsamler.
Hvordan vi håndterer dine oplysninger.
Hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m.

Det er en god idé at læse denne politik, og du er selvfølgelig velkommen til at henvende dig til os, hvis du har kommentarer til denne politik.

 

A. Dataansvarlig

A.1 

Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Epic Sound ApS
Birkedommervej 31, 3.
2400 København NV.
+45 46 95 02 46

info snabel-a epicsound punktum com

CVR-NR.: 28 48 68 39

(Herefter ”Virksomheden”)

A.2 

Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil gælder lov af 17. maj 2018 om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger, der træder i kraft den 25. maj 2018.

Loven indeholder en række supplerende bestemmelser til forordningen, og skal derfor læses i sammenhæng med forordningen.

A.3 

Alle spørgsmål vedrørende nærværende persondatapolitik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til:

David Filskov på e-mailadresse: info snabel-a epicsound punktum com

 

B. Formål med behandling af dine personoplysninger

B.1 

Som kunde, leverandør, samarbejdspartner, eventuelt ansat eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine personoplysninger på en sådan måde, at vi både kan give dig de ydelser, du efterspørger og kan leve op til de forpligtelser, vi har som virksomhed. Dette gælder både ved forespørgsler og køb af ydelser hos os.

 

C. Cookies

En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile enhed. Cookies’ne medfører at brugen af hjemmesiden bliver nemmere og mere effektivt. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Cookierne indeholder ikke personoplysninger som fx navn, e-mailadresse og lignende.

 

D. Sådan behandler vi dine personoplysninger

D.1

Helt konkret bruger vi dine personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er kunde, besøgende af vores hjemmeside, samarbejdspartner, leverandør eller eventuel medarbejder.

D.1.1 

Er du kunde anvender vi dine personoplysninger til at:

• fremsende ordrebekræftelser til dig
• svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger
• kunne udføre dine ordrer
• kunne håndtere generel administration af kundeforholdet til dig

D.1.2

Er du alene besøgende af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at:

• sikre, at du kan bruge vores hjemmeside optimalt
• optimere vores hjemmesides indretning

D.1.3

Er du samarbejdspartner hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

• i fællesskab med dig som samarbejdspartner at udføre en bestilt opgave
• kunne kommunikere med dig som samarbejdspartner med henblik på at etablere aftaler med dig om udførelse af opgaver på vegne af den pågældende kunde
• kunne orientere dig om faciliteter, eventuelle ændringer, teknisk udstyr m.m.

D.1.4

Er du leverandør, anvender vi dine personoplysninger til at

• kunne betale for modtagne ydelser
• kunne kontakte dig i tilfælde af ændringer i den eller de bestilte ydelser/varer
• kunne varetage generelle forespørgsler om ydelser/varer
• kunne kontakte dig i forbindelse med rådgivning

D.1.5

Er du medarbejder hos os, anvender vi dine personoplysninger til at

• kunne administrere dit ansættelsesforhold
• kunne kontakte dig med nødvendig information om arbejdsopgaver, ansættelsesforhold og e-mailadresse, telefon
• kunne udbetale dig løn
• kunne håndtere udveksling af lovpligtig information med offentlige myndigheder, herunder SKAT
• kunne søge om refusion på VIRK.DK, hvis virksomheden har udbetalt dig fuld løn under sygdom i mere ned 4 uger

 

E. Personoplysninger, som vi behandler om dig, og hvorfor vi har lov til at behandle oplysningerne om dig (behandlingsgrundlag)?

E.1

Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

Når du er kunde, besøgende, samarbejdspartner, leverandør eller medarbejder hos os, indsamler vi følgende almindelige personoplysninger fra dig. For en præcisering af indsamlede oplysninger se nærmere nedenfor fra E.2 til E.6.

Hvis du er leverandør indsamler vi endvidere dine kontooplysninger og enten dit CPR-NR. eller CVR-NR.  Læs nærmere om dette nedenfor E.5.

Vi indsamler ingen personfølsomme oplysninger om dig.

E.2 – Som kunde

Når du køber en vare eller ydelse hos os eller indgår anden form for kommunikation med os, så behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop dette formål. Det omfatter oplysninger, som du selv har angivet: kontaktperson/navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, firmainformationer og evt. CVR-NR.

Disse oplysninger om dig som kunde er nødvendige for at vi kan besvare, rådgive, levere, dokumentere og fakturere de varer eller ydelser, som du har forespurgt på, bestilt, købt og/eller betalt for. Samtidig anvendes disse oplysninger til at efterleve den gældende lovgivning om regnskab og bogholderi.

Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b, c og f), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

E.3 – Besøg på vores hjemmeside  

Ved besøg på vores hjemmeside indsamles forskellige former for oplysninger. Eksempelvis hvilken browsertype og hvilket styresystem, der benyttes, netværkslokationen, IP-adressen samt oplysninger om den anvendte enhed, som anvendes til at besøge hjemmesiden. Vi anvender Google til at registrere besøg og besøgsadfærd på vores hjemmeside.

Hensigten med brugen af oplysninger er at forbedre din oplevelse af vores hjemmeside.

Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

E.4 – Samarbejdspartnere

Ved forskellige kundeopgaver indgår samarbejdspartnere til udførelse af den konkrete bestilte opgave. Her vil indsamles oplysninger som navn, telefonnummer og e-mailadresse. I visse tilfælde kan indgå behandling af CVR-NR. for den enkelte samarbejdspartner.

Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b og c), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

E.5 – Leverandører

I leveringen af forskellige serviceydelser indsamles oplysninger fra en leverandør. Ved udførelsen af den pågældende leverandøropgave indsamles oplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse. Eventuelt firmanavn/CVR-NR. eller CPR-NR. samt kontooplysninger.

Formålet med indsamlingen er, at vi som modtager af de pågældende ydelser, kan betale leverandøren for den pågældende ydelse. Det omfatter også øvrig kommunikation med leverandør i forbindelse med indgåelse af aftaler, spørgsmål, service og lignende.

Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b og c), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

E.6 – Bogføring og ansættelsesforhold

I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-NR., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-NR.

I forbindelse med ansættelsesforhold vil dine almindelige personoplysninger behandles samt CPR-NR. og kontooplysninger.

Det juridiske grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b, c, e og f), idet behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.

 

F. Deling af dine personoplysninger

F.1

I enkelte situationer vil vi være forpligtet til af hensyn til revision og bogføring at foretage indrapportering til forskellige myndigheder som f.eks. SKAT.

 

G. Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

G.1 

Af praktiske grunde vil vi undertiden være nødsaget til at dele dine personoplysninger med serviceleverandører, som juridisk befinder sig uden for EU/EØS.

I disse tilfælde sørger vi for, at der foreligger de nødvendige garantier fra serviceleverandørens side, for at lovkravene om databeskyttelse overholdes.

G.2 

Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt en kopi af, hvilke nødvendige garantier, der udgør grundlaget for overførsel af dine personoplysninger uden for EU/EØS.

 

H. Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

H.1

Vi opbevarer og behandler dine personoplysninger så længe vi har en lovlig og saglig grund til det. I systemer, hvor der er muligt, anvender vi automatiske slette- og anonymiseringsprocedurer. I de systemer, hvor det ikke er muligt har vi opsat løbende kontroller for at sikre, at personoplysninger gennemgås og slettes/anonymiseres.

H.2

Er du kunde eller leverandør, vil vi opbevare dine personoplysninger i 5 år, plus indeværende år i henhold til bogføringsloven.

H.3

Er du besøgende på vores hjemmeside, bliver dine cookierne opbevaret af browseren på den enhed, som du benytter til at se hjemmesiden på. Derfor er sletning af cookierne op til brugeren selv.

H.4

Er du fratrådt medarbejder hos os, opbevarer vi de grundlæggende oplysninger om dig, som navn, adresse, titel, ansættelsesperiode, lønnen under ansættelsesforholdet og lignende, som du som tidligere ansat har ret til at få bekræftet.

 

I. Dine rettigheder

I.1 – Indsigt

I.1.1

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os på ovenstående adresse – se under pkt. B.3. kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

I.2 – Berigtigelse og sletning

I.2.1

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund – ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

I.3 – Begrænsning af behandling

I.3.1

Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

I.4 – Dataportabilitet

I.4.1

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

I.5 – Indsigelsesret

I.5.1

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

I.6 – Tilbagekaldelse af samtykke

I.6.1 

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

I.6.2 

Du kan skrive til info snabel-a epicsound punktum com for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder.

I.7

Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

 

J. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

J.1

Vi anmoder kun om oplysninger, som er nødvendige for at gennemføre vores samarbejde. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, etc.

K. Sikkerhed

K.1

I virksomheden er vores behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og sikkerhedspolitik. Vores IT- og sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau, og som er forpligtet via databehandleraftaler.

 

L. Klage til tilsynsmyndighed

L.1

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mailadresse: dt@datatilsynet.dk

 

M. Opdatering af denne politik

M.1

Virksomheden vil regelmæssigt gennemgå denne persondatapolitik, og opdatere den, hvis det er relevant, så vi altid overholder de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse, og sikrer at politikken er i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning.

Hvis vi ændrer denne persondatapolitik vil den blive offentliggjort på vores hjemmeside.

M.2 

Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side.